Skjema 7 - Rutiner for innbinding av møtebøker og registre

A. før avlevering

  1. Fjern binders, stifter og annet metall
  2. Fjern eventuelle hullforsterkere
  3. Påse at alle arkene er pent brettet ut
  4. Påse at alle arkene er innenfor A4-format
  5. Påse at alle arkene ligger i riktig rekkefølge
  6. Påse at ingen ark/saker mangler
  7. Påse at eventuelle registre er med
  8. Ta bøkene ut av ringpermene og plasser dem i esker og lignende
  9. Påse at hver bok er tydelig atskilt (farget skilleark, D-clips, tau, strikk og lignende)
  10. Påse at hver bok er tydelig merket med:
    - kommunenavn 
    - etat, avdeling, kontor og lignende eller nemnd, styre, råd, utvalg
    - innhold (for eksempel møtebok, kopibok, postjournal)
    - tidsperiode som boken dekker (evt. fra sak til sak)
  11. Lag liste over bøkene på vedlagte skjema. På dette skjemaet skal også AAks kvittere for bøker som mottas til innbinding.

B. ved tilbakelevering

  1. Sjekk at antall bøker stemmer (jfr A11) og at arbeidet er korrekt utført. Dersom alt stemmer kvitteres på skjema (A11) for mottak av innbundne bøker.
  2. Plasser bøkene på et trygt sted (brannsikkert hvelv, safe, fjernarkiv).
  3. Unngå å bruke innbundne bøker ved fremtidig kopiering. Ha heller en arbeidskopi i ringperm stående på kontoret til slik bruk