Rettighetsdokumentasjon - saksgang

Hvordan begjærer man innsyn?
Krav om innsyn kan komme i brevs form, pr telefon, elektronisk post eller ved personlig henvendelse. 

For å gjøre saksbehandlingen så effektiv som mulig, er det viktig at henvendelsen inneholder tilstrekkelig informasjon i forhold til gjenfinning. I forhold til enkeltpersoner bør henvendelsen inneholde opplysninger som;
- fullt navn (også eventuelle tidligere navn)
- fødselsnummer
- navn og fødselsnummer på foreldre og hjemstedskommune(r).
Gjenfinningen blir i mange tilfeller enklere dersom vi får vite noe om hvilke hendelser som ønskes dokumentert, og hvilke(t) tidspunkt det søkes opplysninger fra; 
- hva (f.eks. bestått grunnskoleeksamen, vitnemål til klasse 9c)
- når (f.eks. skoleåret 1979/80)
- hvor (f.eks. Hisøy kommune)
- hvem som har produsert opplysningene eller dokumentene 
   (f.eks. His skole) 

Lovverket gir i flere tilfeller ulike rettigheter til innsyn. Rettighetene er i all hovedsak knyttet til hvilket forhold du har til opplysningene du søker innsyn i, og hva opplysningene skal brukes til. Se mer her

Når kan en forvente svar på søknaden?
Gjenfinning av personopplysninger kan i mange tilfeller være et tidkrevende arbeid. Dette gjelder spesielt hvis en må lete i flere arkiver som dekker en lengre tidsperiode. AAma skal likevel behandle innsynsforespørsler så raskt som mulig, og forholder seg til regler i Offentleglova og Forvaltningslovennår det gjelder saksbehandlingstid. Dersom AAma ikke kan behandle søknaden innen fire uker, skal søker få et foreløpig svar med en begrunnelse for hvorfor AAma trenger lengre saksbehandlingstid. 

Hvordan blir opplysningene gitt ut?
AAma har ikke bare ansvar for å tilgjengeliggjøre eldre arkiver, men skal også bevare dem trygt for ettertiden. Det betyr at AAma kun låner ut materialet til arkivskaper, og evt. til andre arkivinstitusjoner som har de samme krav til oppbevaring og tilgjengeliggjøring som AAma. I de fleste tilfeller vil AAma ta kopier av de etterlyste dokumentene, og sende dem som rekommandert post til søker. AAma har også en lesesal der en kan få innsyn i de etterlyste opplysningene. Ved personlig oppmøte må en vise gyldig legitimasjon for å få innsyn. 

Hva skjer hvis jeg får avslag på søknaden min?
Når AAma nekter noen innsyn, skal AAma iht. Offentleglova sende et skriftlig avslag. Avslaget skal inneholde en begrunnelse for avslaget, og informasjon om klagebehandling. Dersom en ønsker å klage på AAma sitt avslag, må en sende en klage til AAma innen tre uker. Dersom AAma opprettholder sitt avslag, sender AAma saken videre til Fylkesmannen for videre behandling. Fylkesmannens vedtak er endelig.