Avlevering av kommunale elektroniske arkiv

KUBEN er arkivdepot for alle kommunene i Aust-Agder, samt for Aust-Agder fylkeskommune. Det vil si at alle kommunalt skapte arkiver, både fra sentraladministrasjonen og fra ytre virksomheter, kan avleveres til KUBEN når det er avsluttet og har gått ut av administrativ bruk. Dette gjelder også for elektronisk skapt arkivmateriale. Avlevering av elektronisk arkivmateriale skal omfatte definerte uttrekk av data fra IT-system, og ikke selve IT-systemene.

Ved siden av Noark-baserte arkivsystem har kommunene gjerne også ulike elektroniske fagsystemer med viktig rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon. Det er viktig å sørge for også slik informasjonen sikres for ettertiden gjennom uttrekk og avlevering.

Retningslinjer for avlevering/deponering av elektronisk arkivmateriale
Våre retningslinjer for avlevering/deponering av elektronisk arkivmateriale tar utgangspunkt i Arkivlova med forskrifter og Riksarkivets Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Retningslinjene klargjør ansvarsforholdet mellom arkivskaper (kommunen) og arkivdepot (KUBEN) og beskriver hvordan elektroniske arkiv og registre skal avleveres eller deponeres.

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til AAks (PDF)