Arkivplan

Arkivplan
Arkivplan

Hva er en arkivplan?
En arkivplan er en samleplan som beskriver arkivfunksjonen i en virksomhet.
Arkivplanen skal være retningsgivende i forhold til arkivarbeid, beskrivende i forhold til arkivstruktur og strategisk i forhold til fremtidige utfordringer.

Arkivplanen gir en beskrivelse av de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen i virksomheten, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering.
Arkivplanen inneholder vedtak om delegering av arkivfullmakter, organisering av arkivtjenesten, og deponering for eldre og avsluttet arkiv.
Arkivplanen gir oversikt over arkivdeler og arkivserier i organets arkiver.
Arkivplanen gir også oversikt over aktive og innaktive elektroniske systemer.

Hva er formålet med en arkivplan?
Arkivplanen skal kvalitetssikre virksomhetens arkivfunksjon, og sikre at virksomheten ivaretar sitt arkivansvar.
God dokumentasjon av rutiner og reglementer øker forutsigbarhet av og tillitten til arkivtjenesten.
For å kunne bevare og gjenfinne viktige dokumenter må man vite i hvilke systemer og i hvilke arkivdeler dokumentene ble produsert og lagret.

Hvem skal bruke arkivplanen?
Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer som planen inneholder.

Hvem skal ha en arkivplan?
Offentlige organer plikter å ha en ajourført arkivplan, jf. arkivforskriften § 2-2.
For offentlige organer skal arkivplanen være retningsgivende for alt arkivarbeid.
Virksomheter som ikke er underlagt arkivlova, er ikke lovpålagt å bruke en arkivplan. Vi anbefaler likevel at alle virksomheter som produserer arkiv har en arkivplan for arkivarbeidet.

Skal gamle arkivplaner tas vare på?
Arkivplanen er arkivmateriale på lik linje med kommunens øvrige egenproduserte dokumenter.
Den skal derfor periodiseres på samme måte som sakarkivet. Når arkivplanen lagres i sakarkivet skal den inneholde en oppdatert oversikt over eventuelle omorganiseringer som fikk konsekvenser for arkivorganiseringen i perioden. Arkivplanen skal revideres hvert 4. år. Programvaren for en elektronisk arkivplan gir muligheten om å oppdatere arkivplanen fortløpende.

Hvor ligger oppdaterte arkivplaner?
Fylkeskommunen og kommunene i Aust-Agder lager og publiserer sine arkivplaner på www.arkivplan.no. Arkivplanen kan der gjøres tilgjenglig for alle som trenger informasjon om virksomhetens arkiver og arkivtjeneste.