Organisering

Organisering1
Organisering1

Tydelig og god organisering av arkivarbeidet er en forutsetning for et velfungerende arkiv. For offentlige virksomheter underlagt arkivlova, skal arkivarbeidet som hovedregel utføres av en egen enhet ledet av en arkivleder. Det øverste ansvaret for arkivet ligger imidlertid hos administrasjonenes øverste ledelse. I en kommune vil dette være rådmannen.

Rutiner

Like viktig som organisering er å innarbeide gode rutiner for arkivarbeidet. Alle arkivverdige dokumenter som kommer inn til eller blir sendt ut av virksomheten må registreres av arkivtjenesten og finne sin plass i arkivet. Dette forutsetter god dialog mellom arkvtjenesten og de som produserer dokumentasjonen. 

Orden
For at dokumentene i et arkiv skal kunne gjenfinnes effektivt, må det være en tydelig og god orden i arkivet. Et arkiv vil ofte være delt opp i ulike deler eller serier, som følger ulike ordningsprisipper.

Kopibok og postjournal
I et papirarkiv er det vanlig å samle all inngående og utgående post i kopibøker ordnet etter dato. Videre vil postjournalen gi en oversikt over alle dokumentene som befinner seg der. I et elektronisk arkiv som følger Noark er det ikke behov for egne kopibøker da dokumentene vil være søkbare på bl.a. emne og dato. I tillegg genereres postjournalen automatisk ved registrering av dokumentene.

Møtebok
Referater fra møtevirksomhet vil normalt danne egne møtebøker som også er ordnet på dato. I et elektronisk arkiv som følger Noark skal det normalt være mulig å lage elektroniske møtebøker. Enkelte krav til signering og enkelte tekniske utfordringer med sak-arkivsytemene, gjør at mange virksomheter fortsatt samler møtereferatene på papir i møtebøker. 

Sakarkiv
En god del av dokumentene en virksomhet bruker og produserer, vil være knyttet til saksbehandling. For å skille sakene fra hverandre skal virksomheten bruke en arkivnøkkel. En arkivnøkkel skal gi en oversikt over alle saksområdene virksomheten arbeider med, å gi hvert enkelt saksområde en arkivkode. 

Spesielle arkiv
Ikke all "saksbehandling" genererer dokumenter som passer inn i et sakarkiv. Virksomhetens oppfølging av egne ansatte vil ofte dokumenteres i en egen serie med personalarkiv. I et personalarkiv vil en ofte ordne arkivet på person, enten på navn eller på fødselsdato. For store virksomheter med mange ansatte vil det ofte være nødvendig å bruke fødselsnummer som ordningsprinsipp.

Dokumenter knyttet til brukere som barnehagebarn, skoleelever, barnvernsklienter, sosialklienter, pasienter, o.l., vil også ofte danne egne serier ordnet på person, såkalte personregistre. 

IKA Kongsberg har i samarbeid med sine eierkommuner laget flere retningslinjer for ulike personregistre. Retningslinjene er laget iht. de dokumentasjonskrav og behov som eksisterte da retningslinjene ble laget, og må ikke oppfattes som en fasit. De kan likevel være svært nyttige hjelpemidler ift. denne typen arkiver. 

Ordning på person kalles ofte å ordne etter objekt. Det samme gjelder ordning på f.eks. eiendom. Dokumenter knyttet til konkrete eiendommer vil også ofte skilles ut i et eget eiendomsarkiv ordnet på gårds- og bruksnummer.

Periodisering
For at arkivene ikke skal bli uoversiktelige, må en med jevne mellomrom foreta en periodisering. Da avsluttes sakene innenfor en periode, og nye saker går inn i en ny periode. Arkivperiodene bør være på 4 til 5 år, og i kommunene er det vanlig at periodene følger valgperioden. I Riksarkivet sin Veiledning om periodisering av offentlige arkiver(PDF), kan en lese mer om periodisering. 

Omorganisering
Med jevne mellomrom foregår det omorganiseringer i kommunale virksomheter. Det kan være vesentlige endringer i en virksomhets oppgavefelt, det kan være endringer i eierskap og styring, og det kan være en nedleggelse. Alle slike endringer vil få konsekvenser for arkivet. I Riksarkivet sin veiledning om Omorganisering i offentlige organer(PDF), kan en lese mer om omorganisering og arkiv.

For noen virksomheter blir det laget egne arkivrutiner ved større omorganiseringer. I forbindelse med etableringen av NAV utarbeidet NAV-avdelingen Drift og utvikling (NDU) Arkivrutiner NAV-kontor(PDF) som en rutinebeskrivelse for lokale NAV-kontor.