Journalføring_stjælt
Journalføring_stjælt

Hva er journalføring
Journalføring er å registrere opplysninger om et dokument i en journal. Journalen er et viktig redskap for arkivskaperen ift. å gjenfinne dokumenter i et arkiv. For offentlige virksomheter underlagt offentleglova, gir journalen også offentligheten en oversikt over hvilke dokumenter virksomheten har skapt. 

Hvilke virksomheter skal journalføre
De fleste virksomheter som skaper arkiv, vil ha behov for en journal ift. gjenfinning av dokumenter, men journalføringsplikt, er det med få unntak kun offentlige virksomheter som har. Journalføringsplikten er hjemlet i både forskrift om offentlege arkiv § 2-6 og offentleglova § 10. 

Med enkelte unntak, skal alle virksomheter for stat, fylkeskommune, kommune og virksomheter der det offentilige samlet sett har rett til å velge over halvparten av medlemmene i det øverste organet, føre journal. Det samme gjelder private virksomheter som utferdiger forskrift eller gjøre enkeltvedtak på vegne av det offentlige. 

Hva skal journalen inneholde
For virksomheter som er underlagt forskrift om offentlege arkiv, skal journalen inneholde:
- journalføringsdato
- saks- og dokumentnummer
- sender og/eller mottaker
- opplysninger om sak, innhold eller emne
- datering på dokumentet
- arkivkode etter arkivnøkkel, ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte

Hvilke dokumenter skal journalføres
For virksomheter som er underlagt offentleglova, skal alle inngående og utgående dokumenter journalføres dersom de regnes som saksdokumenter for virksomheten, har vært gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. 
Organinterne dokumenter journalføres etter behov, med unntak av de dokumentene som omtales i forskrift om offentlege arkiv § 2-6 a), b) og c). Disse dokumentene er det journalføringsplikt på. 

Skal en journalføre SMSer, og meldinger fra sosiale medier
Offentleglova og arkivlova skiller ikke mellom ulike dokumentformater ift. journalføring. Det er innholdet i dokumentet som er avgjørende. Dersom en SMS eller en melding via et sosialt medie oppfyller kravene satt i forskift om offentlege arkiv § 2-6, så skal de journalføres. Les mer om journalføring og arkivvering av spesielle dokumenttyper på Riksarkivets nettside.